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福建中煙-采購綜合管理案例

2012年國家局發布《關于繼續深入推進“兩項工作”的意見》(國煙辦〔2012〕27號)文件,按照文件要求,今年二季度“三項業務”要全面實現網上辦公。爲貫徹落實國家局的指導精神,福建中煙公司領導李仰佳副總經理,多次召開領導小組會議確定平台建設思路和建設內容,並確定了“統一規劃、分布實施”的總體方針...

規範采購作業、推進辦事公開、提升采購管理水平

1 項目背景

2012年國家局發布《關于繼續深入推進“兩項工作”的意見》(國煙辦〔2012〕27號)文件,按照文件要求,今年二季度“三項業務”要全面實現網上辦公。爲貫徹落實國家局的指導精神,福建中煙公司領導李仰佳副總經理,多次召開領導小組會議確定平台建設思路和建設內容,並確定了“統一規劃、分布實施”的總體方針。爲確保該項目順利啓動,福建中煙于2011年7月初發文《福建中煙工業公司關于開展全面預算及采購綜合管理平台系統建設的通知》(閩煙工信〔2011〕189號),初步確定了此次項目建設的內容,並成立了相應的項目領導小組和項目實施小組等機構,全面落實項目建設工作。

2 業務需求

項目建設要求通過一體化信息應用平台建設,運用信息化手段固化預算、采購、合同及辦事公開等業務運作程序,通過“統一項目、統一內容、統一標准、統一口徑”,實現預算工作精細化、規範化、流程化的集中管理,提升預算管理水平,並建立統一報銷管理平台;實現對采購管理及其活動進行總體控制和協調管理,優化配置有限資源,規範采購管理業務;建立合同範本庫,實現在線合同編輯、審批及確立合同的網上辦公管理流程;通過企業各應公開事項的及時發布,確實保障職工知情權、參與權、監督權、表達權,紮實推進民主管理工作,實現企業對公開事項的全過程管理。

3 項目目標

1.建立全省統一的預算管理信息平台及報賬中心,統一預算項目、預算報表,實現全省采購及預算資源信息共享,充分體現全員預算理念;

2.定制開發福建中煙采購綜合管理平台,覆蓋項目申報、采購計劃、采購管理、合同管理等全采購過程管理平台;

3.定制開發福建中煙合同管理系統,建立合同範本庫,提供在線合同編輯、審批,確立合同網上辦公管理流程;

4.定制開發福建中煙辦事公開平台,確實保障職工四權,紮實推進民主管理工作,滿足企業對公開事項的全過程管理的需要;

5.打通預算、采購、合同及辦事公開等各模塊之間的關聯關系,打造一體化業務管控平台。 利用現代化管理思想、技術和方法,結合企業的管理實際,對采購管理及其活動進行總體控制和協調管理,優化配置有限資源,規範采購管理業務,促進“兩項工作”深入開展,支撐企業重點工作目標的實現。 通過預算與采購的串聯,充分實現流程銜接、信息順暢,減少數據的重複錄入,保證信息集成和數據准確。

4 建設內容

福建中煙實施的綜合采購管理包括采購計劃管理、采購過程管理、合同管理、項目管理、輔助管理五個模塊。投資項目管理包括項目計劃申請、審核、省公司批複、項目立項、項目審批、項目過程管理、項目決算、項目驗收等內容;采購計劃管理包括采購需求申請、采購計劃審核、采購計劃批複等內容;采購過程管理包括招投標申請、招投標評審、招投標完成等內容;合同管理包括合同草擬、合同審批、合同複核、合同確認等內容。輔助管理包含專家庫管理、代理機構庫管理、會議管理等。該系統在實施過程中實現與福建中煙現有正在是用的行業項目投資管理系統、全面預算管理系統、采購管理系統、辦事公開系統實現了系統集成。

5 應用效果

1. 制度建設、流程梳理助力管理水平提升在系統建設過程中,省公司管辦對《采購管理辦法》進行了修訂完善,對采購流程進行了梳理優化,爲系統運行提供了有力的制度保障,提升了管理水平。另外,還根據福建中煙實際情況,按業務語言統一省公司及兩子公司的預算項目,建立行業規範的預算申報流程。

2. 實現采購計劃、預算、核算相結合系統功能齊全,覆蓋面廣,涵蓋了采購計劃、采購過程、全面預算,報銷管理,合同管理平台,實現業務計劃、預算、資金計劃有機結合,預算、資金計劃真正來源于業務活動。全面預算的基礎是業務規劃,采購計劃與預算管理相結合實現企業的戰略執行閉環管理的手段,加強預算過程管理和功能提升。減少接口部署,實現流程的一致化與系統集成化。

3. 建立預算歸口管理、促進企業內部管理流程的優化歸口管理是這次預算系統實施的一個新內容,在實施過程中,對部分預算項目開展歸口管理理念的灌輸及推行,對業務接待、捐贈、涉外、設備采購、設備修理、備件采購等項目預算進行歸口管理。完善預算歸口的管理流程,積極發揮歸口管理部門在預算管理的審核監督職能,建立暢通高效的預算管理組織體系。

4. 真實可信、科學嚴謹體現統計分析核心價值系統統計分析功能基于業務單據,進行數據抽取,並形成滿足特定管理目的的統計分析結果。系統提供了多維度、全方位的統計分析報表,包括明細、彙總、執行情況和分析表,即滿足了業務部門的使用需求,也滿足了職能管理部門的統計分析要求。數據真實可信,爲各部門提供科學的決策依據。

5. 實現精細管理系統作業流向清晰,控制管理嚴密,責任主體明確,信息操作留痕,便于監察問責。根據制度要求,系統設計了清晰的業務流程,並把業務流程用圖標形式展示在系統流程中心,實現流程的可視化;在業務流程方面,嚴格控制前一個環節活動結束後才能開展下一個環節工作,並結合系統強大的權限分配功能,爲每個操作主體進行授權,做到責任明確;在業務信息錄入、審批方面,系統自動記錄信息錄入人、錄入時間、審批人、審批意見、審批時間等重要信息,實現業務活動的痕迹化管理,便于職能管理部門的監察問責。

6. 實現信息整合、資源共享信息一次錄入,全程共享,系統充分發揮信息技術優勢,減少信息重複錄入的時間和人力資源成本浪費,最大限度地寬限信息公開,實現資源優化、資源共享, 同時,通過建立采購項目及活動過程中的知識管理機制,獲取、吸收和整合各種知識,形成企業合同文本庫、專家庫、代理機構庫和合格供應商名錄等各類規範知識庫,實現知識成果共享。 通過對信息的整合,實現采購平台與預算管理、報銷管理等其他子系統無縫對接,實現企業流程的高度整合與信息化建設的高度集成,實現流程的閉環管理。與辦事公開系統進行無縫連接,對采購過程、合同的公開事項進行辦事公開,實現了采購流程的民主化、公開化、公正化管理;此外,系統還集成了基礎數據平台、短信平台、企業門戶單點登錄。