首頁> 成功案例 > 四川中煙財務智能報銷管理系統

四川中煙財務智能報銷管理系統

一、    項目背景

四川中煙工業有限責任公司(以下簡稱“四川中煙”)下轄成都、什邡、綿陽、西昌四個卷煙廠和長城雪茄煙廠、四川三聯新材料有限公司,擁有“寬窄”、“嬌子”等卷煙品牌和“長城”等雪茄煙品牌。

四川中煙NC報銷管理系統于2010年啓用,2017年通過與華爲惠通商旅、滴滴出行的商旅集成,初步實現了報銷移動審批應用,爲公司員工商務出行帶來了極大的便捷。但現有報銷模式仍顯繁瑣而複雜、管控能力不足且效率低下,主要體現在以下方面:

二、    項目建設目標

根據四川中煙報銷管理提升要求,爲實現報銷業務傳統管理向智能化管理方向發展,財務智能報銷管理系統項目的建設目標是:

三、    項目建設內容

四川中煙財務智能報銷管理系統以業務流、實物流和影像流“三流合一”爲核心,在業務人員報銷同時提交實物憑證對應的電子影像進行業務審批,按“實物+影像”雙重模式進行財務稽核管理,通過二維碼關聯實現線上、線下報銷單據同步處理。項目建設內容如下圖所示:

(1)移動報銷:移動端應用包括待辦消息、事項申請、發票記錄、報銷申請、報賬、審批和數據洞察,通過與社會組織公共服務連接,實現數據共享與運用。

(2)網上報銷:電腦端應用包括預算管理、定額標准、事項管理、報賬管理、發票管理和分析報告,通過資金管理系統實現進行網銀支付,系統自動匹配標准事項生成會計憑證。

四、    系統應用場景

四川中煙財務智能報銷管理系統主要應用場景如下:

(1)業務人員商旅預訂:通過移動辦公系統發起出差申請,經部門領導和公司領導審批後,方可出差。業務人員在出差申請獲批後,選擇商旅平台進行差旅訂票,商旅平台自動關聯出差申請單,並按差旅標准提供預訂服務。

(2)業務人員發票采集:業務人員可在出差過程中或出差後,進行差旅發票信息的采集(拍照或掃描),將電子影像和發票信息保存至電子票夾(發票庫)。系統自動接收商旅平台行程單等明細差旅數據,保存至電子發票庫中,並自動匹配差旅申請單號。

(3)業務人員一鍵報銷:業務人員在出差業務行程結束,根據出差申請等關鍵信息,系統自動從電子票夾(發票庫)中提取電子原始憑證及票據信息,按照業務人員對應的相關定額標准(如:住宿標准、交通費標准、補助標准等)自動計算報銷金額,一鍵生成報銷單。

 

(4)部門領導審批簽字:部門領導(公司領導)在報銷審批時,可對該報銷單關聯的票據電子影像及相關附件進行詳細查閱,並在線完成報銷單審批。

(5)財務人員稽查審核:在收到業務人員提交的紙質發票等原始憑證後,財務人員可通過高拍儀(或高速掃描儀)掃描紙質報銷憑據,系統自動完成票據匹配與稽查,財務人員只需針對系統提示的異常情況進行審核即可。

五、    系統部署模式

四川中煙財務智能報銷管理系統部署模式如下圖所示:

(1)移動報銷:移動端智能報銷應用以私有雲模式部署,影像服務和稅務服務以行業專屬雲模式部署,通過與社會商業組織公有雲連接,實現服務共享與應用。

(2)網上報銷:電腦端網上報銷管理以軟件系統模式部署,通過行業專屬雲影像服務和稅務服務與社會商業組織公有雲連接,實現服務共享與應用。

六、    系統應用價值

費用管控作爲財務領域的重要一環,不僅事關企業降本提效,更是未來企業走向“智慧財務”新格局的基石,在互聯網、大數據、人工智能等新技術的驅動下,四川中煙通過財務智能報銷管理系統的建設,實現了以下應用價值: